Email e blacklist, come evitare problemi

14 Maggio 2019 / Pubblicato in:  da Ivan Messina
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Se possiedi una mail aziendale (ad esempio: mario.rossi@nomeazienda.it) e sospetti che le tue mail finiscano nella cartella spam dei destinatari, dovresti affrontare il problema al più presto per non rischiare di perdere clienti. Oggi infatti la comunicazione delle aziende e dei professionisti passa quasi tutta attraverso un messaggio elettronico, quindi non riuscire a recapitare una mail potrebbe provocare delle conseguenze importanti.

Cerchiamo di capire innanzitutto quando il problema dipende da noi e quando invece è necessario richiedere assistenza al fornitore del servizio.

Se la mail non viene inviata da programma di posta (es. Outlook), molto probabilmente l'errore dipende da noi. Un'errata configurazione della casella o un problema di connessione possono provocare proprio questo tipo di errore. Quindi se hai questo problema, controlla di aver inserito correttamente nel tuo client di posta i dati giusti (username, password, nome dei server) e verifica che la tua connessione funzioni correttamente.

Se hai una mail con dominio personalizzato, puoi sicuramente accedere alla casella anche da web. Accedi quindi alla tua casella direttamente dal sito (webmail) e prova ad inviare e ricevere un messaggio. Se questa procedura viene eseguita correttamente, hai la conferma che il problema che abbiamo esaminato poco fa, dipende dal tuo software di posta. In caso contrario, quindi se anche da webmail riscontri lo stesso errore, contatta immediatamente il tuo fornitore.

Le mail non vengono recapitate al destinatario

Se invece il tuo problema riguarda uno dei seguenti:

  • le mail vengono inviate ma non arrivano a destinazione
  • le mail arrivano a destinazione, ma nella cartella spam

possiamo provare a fare qualche test e cercare di capire dove sta l'errore.

Per prima cosa dobbiamo cercare di trovare l'IP del nostro server di posta SMTP. Siccome molto spesso non coincide con l'indirizzo IP del dominio, puoi cercarlo nel pannello di controllo del tuo account oppure cercando direttamente l'indirizzo del server di posta. Ad esempio se il tuo server di posta è mail.nomeazienda.it puoi determinare l'IP attraverso uno dei tanti tool online e, una volta trovato, collegarti a DNSbl.info dove è presente una lista di IP iscritti nella blacklist. Scrivi qui il tuo IP di posta e clicca su Check this IP. Dopo qualche istante ti verrà mostrata una lista dei provider con un pallino colorato che indica se il tuo IP è presente o meno nella loro blacklist. Se non riesci a fare questa procedura, contatta l'assistenza clienti del tuo hosting e richiedi un controllo sul tuo IP di posta.

Dnsbl test blacklist

Come uscire da una blacklist

Se il tuo sito è stato inserito in una blacklist, oltre a richiedere assistenza al tuo fornitore, puoi fare qualche verifica e accorgimento per migliorare la situazione. Non esiste una soluzione in grado di risolvere il problema in un paio di clic, ma possiamo provare a controllore il nostro sistema.

Virus

Se l'indirizzo email viene usato correttamente ma notiamo delle azioni dubbiose (ad es. se un destinatario riceve una messaggio con dei link dal nostro indirizzo che non abbiamo mai inviato), dobbiamo verificare se ci sono malware che stanno utilizzando impropriamente la nostra casella. Fate quindi una scansione antivirus in tutti i computer che utilizzate per accedere alla casella e cambiate per sicurezza la password.

Filtro antispam

Innanzitutto potresti essere finito in questa lista nera, a causa dei filtri antispam che in modo automatico rilevano i comportamenti sospetti nelle mail (invii troppo veloci, invii dello stesso messaggio a troppi utenti). In questo caso la cosa più semplice ed efficace è avvisare tutti i vostri destinatari ed invitarli a togliere l'indirizzo dalla casella spam. Questa procedura comunica al filtro che il nostro indirizzo non è indesiderato.

Firma

Alcuni esperti ritengono che anche le firme troppo elaborate nei messaggi possono contribuire a catalogare il messaggio come spam. Le firme infatti andrebbero creare con HTML validato oppure utilizzando solo testo, senza link o immagini che puntino ad un sito esterno.  Se il dominio finale è in una blacklist infatti, potremmo avere delle conseguenze anche per il nostro server di posta che riporta e quindi "sponsorizza" quel link.

Errore 550: a URL in this email is listed on spamrl

Se inviando un messaggio dal tuo indirizzo aziendale, ricevi un errore 550 vuol dire che hai provato a spedire una mail che contiene un link contenuto in una blacklist. Devi quindi capire quale URL contenuta nel messaggio o nei suoi elementi è quella incriminata. Controlla ed analizza i link nel testo, nelle immagini, negli allegati e nella firma.

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