PEC: mail da PEC a posta normale e viceversa

27 Maggio 2020 / Pubblicato in:  da Ivan Messina
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La Posta Elettronica Certificata (PEC) è stata creata circa 12 anni fa e ad oggi veicola circa 4 milioni di messaggi al giorno.

In questo articolo vedremo le analogie e le differenze tra PEC e raccomandata A/R.

Vedremo inoltre come funziona ed andremo a spiegare come inviare un messaggio da email e PEC e da PEC ad email.

Come funziona la posta elettronica certificata?

La posta elettronica certificata ha la stessa validità legale di una raccomandata A/R, cioè con ricevuta di ritorno. A stabilirlo è il DPR n.68 dell'11 febbraio 2005. Il suo funzionamento è molto semplice. Quando inviamo una mail PEC riceveremo in risposta dal gestore della posta certificata una ricevuta di accettazione, e cioè della presa in carico dell'invio della raccomandata.

In un secondo momento riceveremo un secondo avviso, sempre con una mail sulla nostra PEC, che sarà la ricevuta di consegna. La ricevuta di consegna ci avvisa che l'email è stata recapitata al destinatario.

A questo punto, non ha importanza se il destinatario la aprirà oppure no, l'ha ricevuta ed è valida. Le due ricevute, chiamate accettazione e consegna, sono indispensabili per dimostrare la validità di una mail PEC. Sarà perciò necessario conservarle con cura.

Puoi usare un indirizzo generico del tipo:

nome@pec.it

Oppure un indirizzo che include il tuo dominio, ad esempio:

nome@pec.miodominio.it o nome@miodominio.it

È meglio inviare una PEC o una raccomandata A/R?

Oltre ad avere un valore legale, la PEC offre altri vantaggi che la posta raccomandata A/R non dà. Ad esempio è possibile dimostrare l'ora e il giorno esatto in cui è stata inviata la mail e possiamo anche dimostrare il contenuto in essa presente. Infatti all'interno delle ricevute sarà presente il testo contenuto nella PEC inviata. Con la posta raccomandata non è possibile dimostrare il contenuto presente all'interno della lettera.

Possiamo ritenere perciò la PEC una valida alternativa alla classica raccomandata A/R, visto che ha anche un valore legale riconosciuto. Altro vantaggio è la possibilità di poter sfruttare il servizio comodamente da casa senza doverci recare all'ufficio postale ed evitare così attese e file.

L'arrivo inoltre è immediato e non richiede giorni di attesa. Possiamo sfruttare il servizio sia come privati cittadini che come aziende. Troviamo la possibilità di poter scaricare app apposite per spedire PEC dal nostro smartphone senza dover usare il PC. La comodità è perciò evidente.

La PEC ci permette inoltre di risparmiare economicamente dal momento che il suo costo annuale è irrisorio, troviamo tantissime offerte da parte dei gestori di mail PEC. Se consideriamo che il costo può aggirarsi intorno all'invio di due classiche raccomandate A/R, ma il pagamento di questo servizio ci permette di spedire per un anno illimitatamente tutte le PEC che vogliamo. Il risparmio è perciò evidente e netto.

Posta Elettronica Certificata Da Mail A Pec

A cosa serve la PEC

La PEC ha numerose funzioni che possono tornare utili ad ognuno di noi. Proprio per questo è importante che tu ne sia a conoscenza, potrai così sfruttare questo servizio al meglio.

Invio di documentazione rapidamente

La PEC ci permette di inviare qualsiasi tipo di documentazione velocemente e con un valore legale riconosciuto. Questo vuol dire che possiamo utilizzarla in caso di contenziosi, dispute, recessi, reclami, disdette e molto altro. La PEC arriva istantaneamente al destinatario, nessun tempo di attesa.

Viene richiesta da molti portali online

Come ti starai rendendo conto l'Italia si sta evolvendo verso il mondo digitale. Sono sempre di più i servizi, le pratiche, le richieste che ora si possono compilare solamente online. Molte volte i servizi di cui abbiamo bisogno richiedono una PEC dove spedire magari la documentazione richiesta o per ricevere il servizio di cui abbiamo fatto richiesta. Uno tra questi servizi, ad esempio, è l'iscrizione ai concorsi pubblici che richiedono appunto la mail PEC.

Monitorare il ricevimento delle PEC

La PEC serve a monitorare il ricevimento della documentazione che abbiamo inviato. Ciò ci permette di ottenere numerosi vantaggi, come abbiamo già visto nel paragrafo precedente. Inoltre le mail PEC verranno conservate all'interno del portale e non avremo perciò centinaia di ricevute o lettere in giro per l'ufficio o per casa. Tutto sarà conservato ordinatamente per tutto il tempo necessario.

Chi ha l'obbligo della pec?

Tutti possono disporre di una PEC, non è necessario infatti niente di particolare per aprirla. Ti occorreranno i tuoi documenti, i dati sulla tua identità e dovrai pagare il canone annuale richiesto.

Ciò che non sai però, è che la PEC è arrivata ad essere così popolare solamente negli ultimi mesi. Questo strumento è però disponibile già da qualche anno e reso obbligatorio per alcune categorie di professionisti. Vediamo quali sono:

  • Pubbliche Amministrazioni. Tutte la devono avere, e se non l'hanno devono dotarsene quanto prima. Per loro è obbligatoria già da diversi anni.
  • Professionisti che sono iscritti agli ordini e ai collegi. Per loro l'obbligo è partito dal 2009.
  • Ditte individuali dal 2013 hanno l'obbligo di avere una mail PEC e di fornirla al registro delle imprese. Tra le ditte individuali troviamo anche le nuove partita IVA, e in questa categoria rientrano anche gli artigiani. Potremmo semplificare dicendo che tutte le ditte e i professionisti iscritti al registro delle imprese sono obbligati per legge ad avere una PEC e a comunicarla tempestivamente.
  • Società sia quelle vecchie che quelle di nuova costituzione hanno l'obbligo di avere una PEC, per loro l'obbligo è partito da novembre 2011.

Per tutti gli altri professionisti, liberi professionisti e possessori di partita IVA che non sono iscritti al registro delle imprese, la PEC è facoltativa. Possono scegliere perciò loro se dotarsene oppure no.

Inviare un messaggio da PEC a PEC

Sostanzialmente quando si invia una PEC, ovvero un messaggio certificato, abbiamo una garanzia di provenienza e inalterabilità del messaggio. La provenienza viene certificata grazie alla firma digitale e all'intestatario della casella; l'inalterabilità invece è provata attraverso la conservazione del messaggio nel sistema.

La PEC ha valore legale perchè contiene informazioni certificate come data e ora e il mittente è sempre identificato. Possiamo dire che la PEC equivale ad inviare una raccomandata A/R, perchè nel caso di scambio mail da PEC a PEC il sistema restituisce al mittente la conferma di avvenuta consegna.

inviare da pec a ordinaria

Come inviare una PEC

Inviare una PEC è semplicissimo, niente di diverso da una normale email. Se hai una PEC hai accesso a una webmail. Il funzionamento è identico ad una normale webmail: esegui il login tramite il browser, crei un nuovo messaggio ed invii. Queste interfacce sono studiate per essere facilmente utilizzabili da tutti.

Esiste anche una seconda opzione che consiste nell'utilizzare un client di posta. Con una PEC hai infatti accesso IMAP al server e puoi sincronizzare le email col tuo client di posta come se fosse un normale indirizzo email.

Impostazioni di accesso ai provider più comuni

Per semplicità ho raggruppato i parametri di accesso ai provider PEC più usati, in modo da permetterti di configurare il client di posta con la tua PEC.

Aruba

Server mail POP3: pop.securemail.pro
Server mail SMTP: authsmtp.securemail.pro
Porta in entrata: 993
Porta in uscita: 465

Register.it

Server mail POP3: pop.securemail.pro
Server mail SMTP: authsmtp.securemail.pro
Porta in entrata: 993
Porta in uscita: 465

Postecert

Server mail IMAP: mail.postecert.it
Server mail SMTP: mail.postecert.it
Porta in entrata: 993
Porta in uscita: 465

Legalmail

Server mail POP3: mbox.cert.legalmail.it
Server mail SMTP: sendm.cert.legalmail.it
Porta in entrata: 995
Porta in uscita: 25 o 465

KOLST

Server mail POP3: pop.mailserver.it
Server mail SMTP: smtp-out.mailserver.it
Porta in entrata: 110
Porta in uscita: 25

MailPEC Libero

Server mail POP3: mail.postacert.it.net
Server mail SMTP: mail.postacert.it.net
Porta in entrata: 995
Porta in uscita: 465

Come inviare una PEC con Gmail

Se usi Gmail puoi usare il Gmail per gestire le tue PEC. Gmail dispone di una funzione che ti permette di usarlo come un client di posta, ovvero puoi usarlo per inviare email tramite SMTP e ricevere email tramite IMAP o POP3.

Quello che dobbiamo fare è quindi configurare Gmail per scaricare la PEC tramite POP3 per poter ricevere la PEC su Gmail. Tieni presente che come andrò a spiegare è possibile è possibile lasciare i messaggi sul server anche se usi POP3, grazie ad una della impostazioni di Gmail.

Ovviamente è anche necessario configurare Gmail per inviare la PEC tramite SMTP. Vediamo come fare.

Ricevere la PEC su Gmail

Per ricevere la PEC su Gmail è necessario aggiungere un nuovo account dalle impostazioni.

Apri la webmail di Gmail col tuo browser preferito. In alto a destra vedi l'icona di un ingranaggio. Cliccando sull'icona si apre una tendina che contiene un link alla pagina delle impostazioni.

Impostazioni Gmail Supporthost

Da qui andiamo alla sezione "account e importazione"

Gmail Account E Importazione Supporthost

E clicchiamo su "Aggiungi un account email"

Gmail Accoungi Pec Su Gmail Supporthost

Da qui seguiamo la procedura guidata che ci consentirà di aggiungere l'account usando POP3 in modo da ricevere la PEC su gmail. Inseriamo l'indirizzo PEC e proseguiamo.

Ricevere La Pec Su Gmail Indirizzo

Nella prossima schermata abbiamo soltanto un'opzione disponibile, quindi proseguiamo.

Ricevere La Pec Su Gmail Importa

Adesso inseriamo i dati del server per scaricare la posta tramite POP3. Assicurati di inserire i dati corretti, e sopratutto assicurati di spuntare la casella in modo da lasciare una copia del messaggio sul server.

Ricevere La Pec Su Gmail Aggiungi Account

Adesso possiamo scaricare le nostre PEC su Gmail, ma come facciamo a inviare le PEC usando Gmail?

Inviare la PEC con Gmail

Se vogliamo inviare una PEC con Gmail dobbiamo configurarlo per l'invio. Torniamo alla schermata di prima "account e importazione". Alla sezione invia un messaggio come clicca su "Aggiungi un altro indirizzo email".

Inviare La Pec Con Gmail

Inserisci il nome e l'indirizzo email, assicurati di spuntare la casella "Considera come un alias".

Inviare La Pec Con Gmail Aggiungi Indirizzo

Inseriamo quindi i dati SMTP per l'invio e abbiamo terminato la configurazione per inviare email PEC tramite Gmail.

Inviare La Pec Con Gmail Smtp

In pratica possiamo usare Gmail come un client di posta, ricevere le email tramite POP3 ed inviarle tramite SMTP.

Inviare un messaggio da PEC ad una casella ordinaria

Quando invece viene spedito un messaggio da PEC ad email "normale", la consegna avviene ugualmente ma non possiamo dire che anche il valore sia legalmente identico. Il messaggio firmato digitalmente infatti non viene decriptato dal destinatario e quindi non c'è una garanzia di inalterabilità del messaggio. Proprio per questo il mittente non riceverà il messaggio di avvenuta consegna. In pratica spedire un messaggio da PEC ad una casella ordinaria è possibile, ma è come inviare un messaggio da una semplice casella ordinaria.

Inviando una PEC ad un indirizzo di posta elettronica normale riceveremo solo una notifica di ACCETTAZIONE dal Gestore della Posta Certificata, senza però ricevere la notifica di CONSEGNA che è il postillo finale che gli conferisce valore legale. Perciò in questi casi non ha alcun valore legale.

Al contrario invece abbiamo visto come spedire una PEC ad un'altra PEC ci farà ottenere due ricevuta, una denominata ACCETTAZIONE ed una CONSEGNA ciò conferirà alle nostre email il valore legale che ha una raccomandata A/R.

Un altro fattore a cui fare particolarmente attenzione è la possibilità di ricevere un messaggio di errore all'invio di una PEC ad un indirizzo di posta elettronica normale. Questa notifica di errore giungerà a causa delle impostazioni del server di posta elettronica, non potrai essere perciò certo che sia arrivata.

Cosa succede quando ricevi una email certificata a un indirizzo email ordinario e decidi di rispondere? Vediamolo sotto.

Mail Da Pec A Posta Normale E Viceversa

Posso inviare da una mail ordinaria a PEC?

La risposta è dipende, è possibile inviare una mail ordinaria ad una PEC. Ci sono però grandi possibilità che l'utente non le riceva dal momento che molti quando installano la PEC scelgono di limitare l'arrivo di mail solamente a PEC. Da considerare inoltre che l'invio di una mail di posta elettronica normale ad una PEC non ha alcun valore legale, e quindi sarà bene che utilizzi altri mezzi.

Mail tradizionali alla nostra PEC? No grazie!

Perchè è meglio non ricevere mail tradizionali sulla propria PEC, ecco alcuni dei motivi principali:

  • Meno possibilità di ricevere SPAM da parte di ogni genere di indirizzo di posta elettronica.
  • Nessuna confusione all'interno dell'archivio, troveremo solo PEC.
  • Tutte le mail conservate avranno un valore legale e saranno perciò utili. Quelle ricevute dalle mail tradizionali al contrario no, non hanno alcun valore legale.

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